In 5 stappen van een berg data naar werkbare output

Niet iedereen neemt de tijd om een uitgebreid rapport te lezen of een enorm Excel bestand door te pluizen om de juiste informatie te vinden. Wanneer je informatie moet verwerken is het belangrijk om eerst goed na te denken over hoe en waarvoor het gebruikt wordt en niet gelijk te beginnen. Zo werk je naar een duidelijk doel met weloverwogen output.  

Stap 1: Bepaal je doel en publiek 

Voor wie is de uiteindelijke informatie bestemd en wat is de functie ervan. Wordt de informatie alleen intern gedeeld of ook met opdrachtgevers of consumenten? Dit is bepalend voor de toon en de complexiteit van de informatie. 

Wil je iets specifieks verduidelijken of wil je een trend laten zien van een bepaalde periode? Wil je mensen alleen informeren of ook tot actie aanzetten? Misschien is het nodig om twee of meerdere verschillende modellen te maken voor verschillende partijen. Bepaal welke vorm je wilt geven aan het resultaat (veel tekst of juist meer cijfers, met of zonder beeld). Een goede grafiek kan in één oogopslag een heel duidelijk beeld van de situatie geven. 

Stel je wilt als omgevingsdienst inzicht krijgen in de hoeveelheid resterende asbestdaken in de verschillende gemeentes. Dan wil je dat voor je collega’s intern duidelijk is hoe de cijfers tot stand zijn gekomen en ook bruikbare informatie geven over waar er nog werk te doen is om het aantal asbestdaken te verlagen. De verschillende gemeentes zullen wellicht ook wat specifiekere informatie willen met adressen zodat die personen benaderd kunnen worden. Een overheid zal juist minder informatie willen, bijvoorbeeld alleen jaarlijks een tussenstand.
 

Stap 2: Welke informatie heb je nodig? 

Wellicht heb je alle informatie al binnen of misschien is er toch nog extra data nodig om je doel te bereiken. Sommige informatie is niet nodig, bepaal of het dan wel zinvol is om deze informatie in je model te verwerken. Zorg dat alle informatie op dezelfde manier is opgesteld en dat alles compleet is en in dezelfde format.

Als voorbeeld weer het asbestdaken overzicht. Per gemeente kun je kijken of je van alle plaatsen informatie hebt en of die op dezelfde manier is opgebouwd. Is er voor alle plaatsen gekeken naar het hele gebied of alleen de buitenwijken? Zijn alle cijfers in m2 of sommige in aantal daken. De cijfers zijn alleen werkbaar als ze op eenzelfde manier zijn opgesteld.

Stap 3: Zorg voor een duidelijke verslaglegging 

Leg gedurende het proces van data verwerken vast wat je hebt besloten en hebt gedaan. Eventueel ook waarom je deze keuzes hebt gemaakt. Verwacht je dat je in de toekomst steeds nieuwe data aangeleverd krijgt, zorg dan voor een duidelijke handleiding hoe deze nieuwe informatie moet worden verwerkt. Print screens maken een handleiding of protocol nog duidelijker. Bedenk wie de informatie gaat bijwerken en zorg dat zij de handleiding begrijpen en kunnen volgen.

Het gebeurt regelmatig dat samenstellingen van gemeentes wijzigen. Cijfers van de oude gemeente(s) of plaatsen moeten dan worden samengevoegd of opgesplitst in de nieuwe gemeente(s). Het is handig om vast te leggen hoe je deze berekeningen hebt gedaan, zodat later duidelijk is waarom bepaalde informatie is gewijzigd. 

Stap 4: Het afronden 

Het verwerken van alle data kan best veel werk zijn, wellicht heb je hulp nodig. Zorg dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de werkwijze, de verwachtingen en de tijd die eraan mag worden besteed. Controleer tussendoor en achteraf en stuur bij als dat nodig is.  

Misschien kom je erachter dat je handleiding toch nog niet helemaal duidelijk was, pas deze dan aan op basis van input van de rest van het team. Maak duidelijke afspraken over wie de handleiding mag aanpassen. 

Verwerk de output tot een mooi eindresultaat op basis van je eerder gemaakte beslissingen van de vorige stappen.

Vraag bijvoorbeeld een collega om de handleiding te lezen en nieuwe informatie te verwerken met die uitleg. Als een en ander dan niet duidelijk blijkt dan passen jullie samen de handleiding aan. 

Stap 5: De opvolging 

Spreek af wie nieuwe data gaat verwerken en spreek hiervoor een periode af (bijvoorbeeld elk kwartaal). Als je werkt met een Excel bestand dan is het handig om elke keer een nieuwe versie op te slaan. Mocht je met het verwerken van de nieuwe data dan een foutje maken, dan kun je altijd terug naar de vorige versie. Hele oude versies kunnen eventueel wel verwijderd worden voor de overzichtelijkheid. Maak daar ook afspraken over. 

Zorg dat je handleiding up to date blijft en vul de verslaglegging aan als er besloten wordt om de manier waarop de informatie wordt verwerkt aan te passen.

Heldere afspraken geven duidelijkheid en zorgen ook voor een stok achter de deur bij collega’s of andere partijen om op tijd nieuwe informatie aan te leveren. Met externe partijen is het handig om Service Level Agreements af te sluiten zodat formeel vast is gelegd hoe informatie aangeleverd en/of verwerkt wordt en binnen welk tijdsbestek.  

Conclusie 

Begin with the end in mind. Je bespaart uiteindelijk tijd door eerst te kijken naar hoe je wilt dat het eindresultaat eruit komt te zien en deze stappen te doorlopen omdat je een duidelijk doel voor ogen hebt. Je weet welke informatie waarvoor gebruikt wordt, wat je wilt overbrengen en aan wie, welke broninformatie je nodig hebt, hoe je de verwerking gaat aanpakken en welke afspraken er gemaakt moeten worden. 

Heb je hulp nodig om dit op te zetten of om informatie te verwerken? Wij helpen je graag verder met advies of uitvoering.