Het belang van inzicht in je werkprocessen als (semi-)overheid of uitvoerende organisatie

Hoe is het procesmanagement nu georganiseerd binnen jullie organisatie? Wellicht voldoet het niet meer aan ieders behoeften of loopt het niet lekker. Je kunt er echter niet precies de vinger op leggen waar het in zit. Dan is dit hét moment om je werkprocessen eens zorgvuldig onder de loep te nemen. Maar ook als je het gevoel hebt dat alles wel soepel loopt, kan het vaak geld opleveren om kritisch naar je werkprocessen te kijken. In deze blog lees je waarom dit zo belangrijk is. 

“Als je werkprocessen niet zijn aangepast aan huidige omstandigheden en wetgeving, kan dit voor knelpunten zorgen in de uitvoering.” 

3 redenen waarom het loont om werkprocessen in kaart te brengen 

Als het gaat om de datavoorziening heb je tegenwoordig een grote verantwoordelijkheid. Grote vraagstukken als energietransitie, woningbouw en klimaatadaptatie zorgen ervoor dat geïntegreerd gebruik van verschillende data en de toegankelijkheid daarvan steeds belangrijker wordt. Tegelijkertijd is (het onderhoud van) de datastructuur voor veel organisaties de afgelopen jaren geen prioriteit geweest, met onder andere inefficiënte werkprocessen als gevolg. 

Bovendien kun je nu echt niet meer om de Omgevingswet heen. Als organisatie heb je te maken met nieuwe taken, nieuwe verantwoordelijkheden, nieuwe samenwerkingen… Dat terwijl je werkprocessen grotendeels nog zijn ingesteld op de oude situatie, waardoor je wellicht tegen knelpunten aanloopt op de werkvloer. 

Ook als je (nog) niet tegen concrete problemen aanloopt, loont het om de bestaande werkprocessen in beeld te brengen en te kijken wat de mogelijkheden zijn om deze te optimaliseren. Op de langere termijn brengt dit een enorme kostenbesparing met zich mee. 

Toegang tot de benodigde informatieproducten 

 Hoe lopen de huidige processen, wie is waarvoor verantwoordelijk, welke data zit in welke systemen… Het zijn allemaal voorbeelden van vragen die je jezelf zou moeten stellen. Soms is het in de loop der tijd heel vanzelfsprekend geworden om zaken op een bepaalde manier te doen. Maar is dat ook wel hoe het zou moeten? En gebeurt een en ander wel op de meest efficiënte manier? Door de werkprocessen te visualiseren en te analyseren, krijg je zicht op de verbeterpunten. Door die te bespreken met je medewerkers kun je de huidige werkprocessen optimaliseren. 

“Door werkprocessen te visualiseren, kunnen je medewerkers keuzes maken op basis van feitelijke informatie in plaats van een onderbuikgevoel.” 

In mijn ervaring gaat het er vooral om de informatiebehoefte van de daadwerkelijke gebruikers van de data vast te stellen: wie heeft op welk moment in het proces behoefte aan wat voor soort gegevens? Om je vervolgens de vraag te stellen in welke systemen deze zich bevinden en hoe je kunt zorgen dat de betreffende medewerkers ook daadwerkelijk toegang hebben tot de benodigde gegevens. Om dat te bewerkstelligen moet de data waar je over beschikt wellicht op een slimmere manier worden geordend. In dat geval is het een goed idee om je werkprocessen in kaart te brengen én er gezamenlijk over te discussiëren. 

Wat is de toegevoegde waarde? 

Door je interne werkprocessen in beeld te brengen en hieruit voortkomende verbeterpunten door te voeren, werk je toe naar een integrale, data-gedreven werkwijze. Dit maakt het mogelijk keuzes te maken op basis van kloppende en eenduidige informatie, niet (alleen) op basis van een onderbuikgevoel. 

Deze efficiencyslag in je manier van werken leidt niet alleen tot een directe kostenbesparing, het helpt ook om faalkosten te voorkomen. In de praktijk zien we dat organisaties die hun werkprocessen helder gedocumenteerd hebben en inzichtelijk gemaakt hebben voor medewerkers, acuter kunnen sturen op afwijkingen. Zo zijn ze de problemen voor en hoeven die niet passief opgelost te worden. 

Dat is ook fijn voor je medewerkers! In de praktijk merk ik dan ook dat het een positief effect heeft op de werksfeer. Door medewerkers te betrekken bij de optimalisatieslag voelen ze zich gehoord. En omdat de werkprocessen nu transparant en duidelijk zijn voor iedereen en helder is waar de verantwoordelijkheden liggen. Het inwerken van nieuwe mensen kost daardoor ook aanzienlijk minder tijd. 

Bovendien kun je klanten of burgers -als je voor de (semi-)overheid werkt- hierdoor veel beter (en sneller) van dienst zijn. Dat levert je, naast tevreden klanten, ook nog eens een concurrentievoordeel op. 

Onder begeleiding orde aanbrengen in de chaos 

Je kunt hier zelf mee aan de slag gaan of je kiest voor professionele werkprocesbegeleiding. Ik merk dat het soms een onmogelijke opgave lijkt om orde aan te brengen in de chaos. In dat geval is het een optie om een onafhankelijke externe partij in te schakelen die je bij de hand neemt. En die, als je dat wilt, ondersteuning biedt bij het:

• inrichten van werkprocessen en informatiesystemen
• invoeren en actualiseren van data
• afhandelen van operationele taken
• trainen van gebruikers van informatiesystemen

Het is in elk geval doodzonde om het te laten liggen, omdat je er zelf niet aan toekomt of niet weet waar je moet beginnen. 

AbelTalent helpt van A tot Z. Wil je meer weten over werkprocesbegeleiding? Stuur een bericht om even te sparren of een videogesprek in te plannen.