Investeren in een een flexibele en duurzame informatiehuishouding.

Hoe duurzaam is de informatiehuishouding?

In het kader van toezicht voor de fysieke leefomgeving, vergunningverlening en handhaving merken wij dat veel gemeenten en omgevingsdiensten er tegenaan lopen dat systemen niet zijn gekoppeld en werkprocessen door elkaar lopen. Dit komt de duurzaamheid van de informatiehuishouding – oftewel het toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie – helaas niet ten goede. Terwijl data juist de belangrijkste basis is voor onderlinge afstemming over wat er wel of niet mag in een gebied.

En wil men de informatiehuishouding voor de fysieke leefomgeving van de gemeente of omgevingsdienst ordenen, dan loopt men er tegenaan dat dit een flinke klus is. Steeds meer gemeentelijke taken worden gedecentraliseerd en de budgetten zijn krap.

Merk je dat er veel tegenwicht wordt gegeven als je graag de data op orde wilt brengen? En merk je dat het lastig is om aan de juiste deskundigheid inclusief de bijbehorende ICT-voorzieningen te komen? Maak dan gebruik van onze 5 tips, waarmee je de informatiehuishouding voor de fysieke leefomgeving adequaat kunt inrichten.

Tip 1. Breng je data op orde in drie niveaus

Wil jij de informatiehuishouding duurzaam verbeteren, houd dan vanaf de start al rekening met drie niveaus waarop data gebruikt moet worden. Zie het als een flatgebouw waar in de toekomst steeds een verdieping extra bovenop moet komen: als de fundering niet goed is, stort uiteindelijk de hele flat als een kaartenhuis in elkaar. Het eerste niveau is dat je de al beschikbare data volledig, juist en actueel maakt. Het tweede niveau is het uitwisselen van data tussen domeinen, waarbij je eenduidige en voor alle betrokken domeinen betekenisvolle datadefinities hanteert. Zo spreken medewerkers tussen verschillende domeinen een gemeenschappelijke taal. In het derde niveau voeg je metadata toe aan een bepaald data-element zodat je deze kan wegen in de functie die voor een specifiek gebied is toebedacht.

“Er wordt gebruik gemaakt van een lappendeken aan systemen waarbij de digitale duurzaamheid vaak onvoldoende is.”

Tip 2. Maak de situatie inzichtelijk

Maak de data inzichtelijk, zowel kwantitatief als kwalitatief. Veel informatie over fysieke leefomgevingen is al openbaar beschikbaar. Maar ook is veel data alleen in één van de vele dossiers en systemen van de gemeente zelf te vinden. Dit levert interessante datasets op, die je uiteraard moet:

• Verzamelen en ontsluiten
• Structureren: inclusief samenhang, betekenis en metadata
• Actualiseren: inclusief opschonen, samenvoegen, verrijken en ontdubbelen

Tip 3. Zorg voor een helder en eenduidig protocol voor data invoer

Als er een wirwar aan systemen en dossiers is en meerdere werknemers gaan zich bezighouden met het invoeren van data, dan is een helder en eenduidig protocol van groot belang. In dit protocol beschrijf je duidelijk op welke manier iedereen de data moet invoeren, bewerkt en beheren in het systeem. Zo vindt iedereen de informatie eenvoudig terug.

 “Het is belangrijk dat gemeenten en omgevingsdiensten erkennen dat databeheer echt een vak is”

Tip 4. Elimineer schaduwarchieven

Een schaduwarchief bevat kopieën van data, dus niet een bronbestand waar de originele informatie is vastgelegd. Vaak wordt er door een medewerker een persoonlijke map met grote aantallen bestanden aangelegd. Zo heeft hij of zij direct de benodigde stukken bij de hand en werkt op die manier volledig om het primaire systeem heen. Het gevaar is dat er ook originele bestanden in de map terecht kunnen komen of dat er aanpassingen worden doorgevoerd waar niemand anders weet van heeft.

Om je data inzichtelijk te houden, is het belangrijk om al deze schaduwarchieven te elimineren. Zo weet je zeker dat het informatiesysteem waarin je alle data ordent, het enige juiste systeem is. Alle gegevens zijn dan op eenvoudige wijze toegankelijk en alle betrokkenen kunnen uitgaan van dezelfde data. Hiermee zijn bovendien de eerste belangrijke stappen naar een integraal plan voor de gehele fysieke leefomgeving gezet.

Tip 5. Erken dat databeheer een vak is

Om overzicht te bewaken en informatie snel beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat alle data in je systemen op orde zijn. Richt de rol van databeheerder daarom professioneel in en zorg ervoor dat de databeheerder alle tijd heeft om processen in te richten, de invoer te coördineren en de kwaliteit te controleren. De tijd en kosten die je hieraan besteedt lijken in eerste instantie hoog, maar uiteindelijk levert het je veel meer op: de informatie is snel beschikbaar en er hoeft niet een scala aan medewerkers meer aan te pas te komen om de benodigde informatie te kunnen leveren. Op die manier houd je je data op orde en wordt er in de gehele organisatie efficiënt gewerkt.

Conclusie

Om elke medewerker van de gemeente of omgevingsdienst eenvoudig toegang te geven tot alleen de juiste en volledige data, is het nodig om te investeren in een een flexibele en duurzame informatiehuishouding. Breng als gemeente je data op orde, stel een protocol op met beslisregels voor invoeren, bewerken en beheren van data en elimineer alle schaduwarchieven.