Waarom digitale basiswerkzaamheden speciale aandacht verdienen

Dankzij digitalisering kunnen gemeenten en provincies steeds meer interne en externe processen automatiseren en informatiseren. Dat zorgt voor een effectievere en fijnere manier van werken.

Snelle groei basiswerkzaamheden

Vijf actuele thema’s dragen bij aan de snelle groei aan ICT-projecten bij gemeenten en provincies:

1. Nieuwe wet- en regelgeving, waaronder de Wet open overheid en de Omgevingswet
2. Grotere noodzaak voor waterdichte informatiebeveiliging
3. Digitale volwassenheid: product- en procesverbetering
4. Datagedreven beleid besturen op basis van data
5. Samenwerken in de keten

De groei aan digitale projecten leidt in de eerste plaats tot een flinke toename in de vraag naar ICT-expertise om nieuwe systemen te ontwerpen en uit te rollen. In de slipstream daarvan ontstaan ook veel nieuwe werkzaamheden. Dat zijn zowel eenmalige taken als taken met een meer permanent karakter.

Bij gemeenten en provincies hebben de digitale basiswerkzaamheden vaak een relatie met de fysieke leefomgeving. Voorbeelden: controleren, corrigeren, aanvullen en verrijken van datasets, voorbereiden van vergunningen, (geografische) data-invoer voor bodeminformatiesystemen of het anonimiseren van data.

Toenemende werkdruk

Grote vraag binnen veel teams: hoe voeren we al die extra digitale basistaken op tijd en foutloos uit? Gemeenten en provincies kampen met forse personeelstekorten en daaraan komt voorlopig geen einde. Te weinig mensen (of te veel werk) leidt onder meer tot stress op de werkvloer, uitstroom en oplopende werkachterstanden.

De explosieve groei van de digitale basistaken vergroot de workload en verergert de problemen.  Basistaken eisen kostbare tijd op, vooral van de meer ervaren medewerkers. Zij komen daardoor steeds moeilijker toe aan het uitvoeren van hun kerntaken. Een dure en contraproductieve aanpak, zeker in tijden van personeelskrapte. Dat schreeuwt om een andere werkwijze.

Meer personeel aannemen

De standaardreflex bij een groeiend capaciteitstekort is meer personeel aannemen. Als dat lukt, neemt de werkdruk immers af en hebben medewerkers genoeg tijd voor zowel de kerntaken als basiswerkzaamheden. Het kan daarom geen kwaad om eens goed naar de strategie voor werving en inhuur te kijken.

Een eerste logische stap is het stroomlijnen van de wervingsstrategie. Dat kan onder meer door het aantrekkelijker maken van moeilijk op te vullen functies en het schrijven van doelgroepgerichte wervingsprofielen. Ook kan het helpen om vaker personeel te zoeken binnen de eigen organisatie en te onderzoeken hoe je jongere doelgroepen effectiever kunt bereiken.

Daarnaast is de inhuurstrategie belangrijk en misschien voor verbetering vatbaar. Het is slim om de toekomstige inhuurbehoefte in kaart te brengen. Dat helpt je vooral op de lange termijn. En mocht je dat nog niet doen: maak gebruik van de expertise bij HR en werk vaker samen op het gebied van inhuur.

Urgente vraag naar capaciteit

Maar uitbreiding van het personeelsbestand is in de praktijk lastig, ook al is de aanpak goed op orde. Dit geldt in het bijzonder op het gebied van de fysieke leefomgeving, ICT en het sociaal domein. Oorzaak: extreme krapte op de arbeidsmarkt.

Het ‘opentrekken van een blik nieuwe medewerkers’ is niet aan de orde, terwijl de vraag om capaciteit urgent is. Een aanvullende strategie is dan nodig om het capaciteitsprobleem op te lossen.

Focus op basistaken

Het kan daarom slim zijn om je specifiek te richten op het uitvoeren van digitale basiswerkzaamheden. Door basiswerkzaamheden af te splitsen van de zwaardere functies is veel winst te boeken. De ervarener specialisten worden ontlast zodat ze beter toekomen aan hun kerntaken.

Daarnaast werkt een output-gestuurde benadering van werkzaamheden efficiënter. De focus komt op het resultaat te liggen: het (laten) uitvoeren van een afgebakend pakket aan taken, in plaats van op het invullen van complete functies.

Dus in plaats van een vrijgekomen functie automatisch in te vullen met het werven of inhuren van een nieuwe medewerker, kun je ook de ‘losgeweekte’ werkzaamheden laten uitvoeren door dedicated externe medewerkers. Een andere optie is de basistaken volledig uitbesteden aan een gespecialiseerde externe partij.

Vier opties

Wie digitale basiswerkzaamheden uitvoert moet onder meer beschikken over voldoende analytisch vermogen en inhoudelijke (basis)kennis. Ook moet hij of zij gevoel hebben voor de dynamiek binnen de organisatie. Voor de uitvoering van digitale basiswerkzaamheden via een externe partij, zijn er grofweg vier smaken:

• Detachering / directe inhuur
• Uitzendkracht
• Traineeship
• Uitbesteding

Iedere mogelijkheid heeft voor- en nadelen. Zo is het inhuren van een consultant of ZZP’er duur, maar haal je wel genoeg kennis en ervaring in huis om de werkzaamheden snel en zelfstandig uit te voeren.

Een uitzendkracht is relatief goedkoop en flexibel inzetbaar, maar het is de vraag of basiskennis en werkniveau voldoende zijn. Het risico is groot dat inwerken en begeleiding van een uitzendkracht veel tijd vraagt van meer ervaren medewerkers, en dat was nu juist niet de bedoeling.

Dat laatste argument gaat ook op voor het inzetten van een trainee. Daar staat tegenover dat het traineeship een goede investering voor de toekomst kan zijn.

Uitbesteden

Een slim alternatief voor inhuur is uitbesteden. Een externe partij voert de basistaken uit, meestal op afstand. Uitbesteden groeit snel in populariteit omdat deze aanpak veel voordelen biedt: continuïteit, schaalbaarheid, tijdbesparing, efficiency en kwaliteitsborging. Mogelijke valkuilen zijn er ook, zoals systeemtoegang en beveiliging op afstand en beperkte flexibiliteit van deze aanpak voor wat betreft inhoud en processen.

Conclusie

Personeelstekorten, vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkt zorgen voor capaciteitsgebrek bij gemeenten en provincies. In combinatie met een snelle toename van de hoeveelheid werk dwingt dat gemeenten en provincies tot snelle actie. Slimme strategische aanpassingen rondom werving, inhuur en uitbesteding kunnen de ergste druk van de ketel halen. Een aanpak die zich richt op het splitsen en gericht laten uitvoeren van digitale basiswerkzaamheden is de moeite van het onderzoeken waard.