Digitale basiswerkzaamheden (laten) uitvoeren: wat is de beste aanpak?

Digitale basiswerkzaamheden uitvoeren via een externe partner is een efficiënte strategie tegen personeelstekort en piekbelastingen. Door welke partij kun je de klus het beste laten klaren? En wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende opties? 

Gemeenten en provincies hebben te kampen met serieuze personeelstekorten. Oorzaken daarvan zijn onder meer de krappe arbeidsmarkt en vergrijzing van het personeelsbestand. Daarbovenop komt een steeds grotere hoeveelheid werk. Dat komt door het uitdijende takenpakket en de recente invoering van nieuwe wetten zoals de Omgevingswet en de Wet open overheid en de Wet op de Basisregistratie Ondergrond (BRO).  

Steeds meer digitale basiswerkzaamheden 

Verder zorgt de snelle groei aan digitaliseringsprojecten voor veel extra ICT-gerelateerd werk. Daaronder valt ook een steeds grotere hoeveelheid digitale basiswerkzaamheden.
Onder digitale basiswerkzaamheden scharen we bijvoorbeeld het invoeren van rapporten, controleren, corrigeren, aanvullen en verrijken van datasets, beheren van informatiesystemen en uitvoeren van verkennend (bodem)onderzoek. Dit soort taken slokken veel tijd op en veroorzaken piekbelasting binnen de organisatie. Ze vormen een extra uitdaging voor teamleiders omdat piekbelasting de toch al hoge werkdruk verder opvoert. 

Daar komt bij dat het duur en inefficiënt is om basiswerkzaamheden te laten uitvoeren door ervaren medewerkers. Zij zijn in feite overgekwalificeerd voor dit soort werkzaamheden en hun ervaring en kennis zijn elders binnen de organisatie onmisbaar.  

Tegelijkertijd is het noodzakelijk om digitale basiswerkzaamheden op tijd en correct uit te voeren, zodat processen blijven draaien. Niet iedereen is hiervoor geschikt. Hij of zij moet wel voldoende basiskennis hebben van de materie. Digitale basiswerkzaamhden zijn vaak gerelateerd aan de fysieke leefomgeving en voor de uitvoering ervan is een HBO+ werk- en denkniveau nodig. 

3 soorten mogelijkheden 

Gezien de capaciteitsproblemen bij gemeenten en provincies, ligt het voor de hand om de digitale basiswerkzaamheden los te koppelen van de senior- en medior-functies. Vervolgens zoek je een externe partner voor de uitvoering ervan.  

Hiervoor kun je groefweg kiezen uit drie richtingen. De eerste richt zich op het inhuren van edicated medewerkers voor digitale basiswerkzaamheden. Dat kan via een externe personeelspartner (detacheringsbureau, uitzendbureau) of directe inhuur (ZZP). Een andere mogelijkheid is het aantrekken van junior-medewerkers via traineeships waarin digitale basiswerkzaamheden centraal staan. De derde mogelijkheid: het volledig uitbesteden van de digitale basiswerkzaamheden aan een gespecialiseerde partij.  

Optie 1: Detachering 

Als je kiest voor detachering of directe inhuur, mag je ervan uitgaan dat het niveau van de consultant of zelfstandige (ruim) voldoende is voor het uitvoeren van digitale basiswerkzaamheden.
Hij of zij kan zelfstandig werken, waardoor de benodigde begeleidingstijd vanuit de organisatie beperkt is. Dat is natuurlijk prettig in geval van piekdrukte en hoge werkdruk. Daar staan de hoge kosten van detachering tegenover. Ook zijn consultants voor de meeste digitale basiswerkzaamheden overgekwalificeerd. Daardoor is deze optie niet alleen duur, maar zal het in de praktijk lastig zijn om geschikte mensen voor de klus te werven. Ook op de inhuurmarkt is namelijk sprake van een war on talent. Consultants en ZZP’ers hebben de opdrachten voor het uitzoeken en zullen eerder kiezen voor projecten die aansluiten bij hun CV en groeiambities.  

Optie 2: Uitzendkracht 

De andere inhuurmogelijkheid is het inschakelen van een uitzendbureau. Dit zorgt voor een aanzienlijk lagere kostenpost dan de detacheringsoptie. Uitzendbureaus staan bekend om hun flexibiliteit en de snelle beschikbaarheid van tijdelijk personeel. Bij detachering of zelfstandige inhuur is al snel sprake is van overkwalificering, maar voor uitzendkrachten vaak het tegenovergestelde. Uitzendkrachten met de juiste basiskennis op zak en het gevraagde opleidingsniveau zijn dun gezaaid. Bovendien is het inwerken en begeleiden van uitzendkrachten vaak intensief en tijdrovend. De uitzend-optie ondermijnt dan ook al snel de twee belangrijkste doelen van digitale basiswerkzaamheden splitsen: capaciteit verhogen en werkdruk verlagen.  

Optie 3: Traineeship 

Digitale basiswerkzaamheden laten uitvoeren door trainees is ook een mogelijkheid. Trainees zijn als het goed is relevant opgeleid. Ze beschikken daardoor over de juiste theoretische basiskennis en voldoende analytisch vermogen om de klus te klaren. Trainees vormen bovendien een goede kans om de eigen organisatie verjongen. De keerzijde is dat traineeships intensieve voorbereiding en begeleiding vragen vanuit de organisatie. Net als in het geval van de uitzendkracht, kan het laten uitvoeren van basiswerkzaamheden door een trainee de werkdruk op korte termijn juist verhogen. Daar staat tegenover dat trainees gelden als een investering in de toekomst. Maar om op korte termijn de capaciteit te vergroten en piekbelasting te verminderen is een traineeship niet de meest logische methode.  

Optie 4: Uitbesteden 

Een snel en efficiënt alternatief is het uitbesteden van digitale basiswerkzaamheden. Een externe partij voert de taken uit, meestal op afstand. Deze strategie heeft verschillende voordelen ten opzichte van het inhuren van een externe medewerker of trainee. De externe partner heeft zich volledig toegelegd op de uitvoering van dit soort taken. Daardoor kan deze snel op- en afschalen in geval van piekbelasting. De continuïteit van de uitvoering is beter gewaarborgd dankzij heldere afspraken over levertijden, doorlooptijden en de kwaliteit van het geleverde werk. Inwerken en begeleiding is niet of nauwelijks aan de orde.  De gemeente of provincie maakt bovendien geen kosten voor ‘loze uren’ omdat er betaald wordt op basis van resultaat. Een bijkomend voordeel is dat de externe partij de organisatie kan ondersteunen bij het op orde brengen van de digitale structuur. Dit dankzij inzichten die tijdens de uitvoering zijn verkregen.  

Er kleven ook mogelijke nadelen aan het uitbesteden van basiswerkzaamheden. Niet alle systemen zijn even geschikt voor toegang op afstand en dat kan een drempel vormen om het werk uit te besteden. Verder is deze strategie gericht op gestandaardiseerd uitvoeren van taken en daardoor minder flexibel voor wat betreft inhoud en werkproces. Daarom moeten gemeenten en provincies hun werkprocessen en -beschrijvingen op orde hebben voordat ze digitale basistaken op een efficiënte, veilige manier kunnen uitbesteden. 

Conclusie  

Met het splitsen en gericht (laten) uitvoeren van digitale basiswerkzaamheden vergroten gemeenten en provincies hun efficiency. Het is dan ook een slimme, betrekkelijk eenvoudige (deel)oplossing voor het groeiende capaciteitsgebrek.

Wat ‘de beste’ aanpak is voor het uitbesteden van de basiswerkzaamheden, hangt af van verschillende factoren, zoals hoeveelheid taken, benodigd kennisniveau, samenstelling van het personeelsbestand en de mate van werkdruk. Ook moet de werkwijze aansluiten bij de mogelijkheden die de organisatie biedt. Zo is het op afstand laten uitvoeren van basiswerkzaamheden alleen mogelijk wanneer het systeem zich daarvoor leent. En extern inhuren voor basiswerkzaamheden is alleen mogelijk als de interne regels dat toestaan. In de praktijk ligt een mix van de verschillende opties dan ook voor de hand.

Eén ding staat vast: om de strijd tegen oplopende capaciteitstekorten en werkdruk te kunnen winnen, ontkomen gemeenten en provincies de komende jaren niet aan het onderzoeken van onbetreden paden en onconventionele strategieën.