Degelijk databeheer en datadelen kern van integraal werken

Integraal werken vraagt meer en beter overzicht over relevante data en vooral datadelen. Op alle overheidsniveaus wordt inmiddels keihard gewerkt aan het digitaal beschikbaar krijgen van onderliggende data voor ruimtelijke besluitvorming. Het is immers de kern van een goed functionerend Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Maar ook de aanpak van urgente en complexe ruimtelijke opgaven zoals woningbouw en energietransitie valt of staat met degelijk datamanagement. Er is inmiddels al aardig wat ervaring mee opgedaan. Maar het is nog maar het begin.

Op de werkvloer bij AbelTalent in Bunnik zijn trainees, de meesten met een universitaire opleiding milieukunde, ecologie, biologie, aardwetenschappen, gegevens aan het invoeren en bewerken in het digitale informatiesysteem van de klanten. Op de beeldschermen staan kaarten over de bodemstructuur en de waterhuishouding, tabellen met analysegegevens van verontreinigingen en over milieubelastende activiteiten van bedrijven. ‘Wat wij hier ook doen is annoteren. Dat wil zeggen het toevoegen van metagegevens aan bijvoorbeeld besluiten en regelingen, zodat deze documenten digitaal goed vindbaar zijn’, vertelt operationeel manager Astrid Leermakers.  

Dit is essentieel om informatie vlot te kunnen uitwisselen met ketenpartners en om aanvragen snel te kunnen afhandelen. Die informatie moet dan wel beschikbaar en up-to-date zijn, zo legt ze uit. ‘De kans is namelijk reëel dat er claims komen wanneer aanvragen niet binnen de tijd worden afgewerkt. Hiervoor is de beschikbaarheid, volledigheid en juistheid van informatie zo belangrijk.’  

Informatiegestuurd beleid  

De invoering van de Omgevingswet werpt haar schaduw vooruit. In de geest van de wet werken, vraagt om een andere houding, een andere cultuur bij de overheid ten aanzien van de planvorming en vergunningverlening. De relevante informatie over een locatie of gebied, wat het beleid ervoor is en wat de regels zijn die er gelden; dat is wel de basis die direct beschikbaar moet zijn in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).  

Afstemming van beleid om een integraal beleids- en besluitvormingsproces mogelijk te maken, vraagt om de digitale beschikbaarheid van nog veel meer data. Die heb je namelijk nodig om een actueel beeld te krijgen van de situatie en kun je vervolgens koppelen met andere bestanden. 

Overheidsorganisaties zijn druk bezig om de werkprocessen daarop in te richten. Vooral het digitale karakter van de nieuwe wetgeving stelt hoge eisen aan die werkprocessen. De meeste documenten zijn ondertussen gedigitaliseerd maar zijn nog niet altijd voorzien van juiste metadata waardoor de informatie nog onvoldoende ontsloten en bruikbaar is.  

Informatie annoteren en ontsluiten, de gebruikerservaring voor aanvragers optimaliseren en voldoende capaciteit inschakelen om hier op korte termijn aan te werken, zijn cruciale aspecten om de uitdagingen aan te pakken. Maar het annoteren van informatie is tijdrovend werk. Gemeenten komen momenteel handen tekort om dit werk te doen. Tijdelijk externe medewerkers inzetten is hiervoor een goede oplossing. Zo kunnen senior medewerkers zich meer focussen op het inrichten van werkprocessen en strategische vraagstukken.  

Dat is wat een bedrijf als AbelTalent doet met de inzet van hoogopgeleide professionals als trainee om klanten, voornamelijk overheden, te ondersteunen bij de digitalisering van de omgevingswetgeving en onderliggende beleidsinformatie.

‘Als je de data niet op orde hebt, dan ga je als organisatie met de invoering van de Omgevingswet gegarandeerd moeilijke tijden tegemoet.’, zegt Leermakers stellig. De aanvragers zijn namelijk afhankelijk van de bruikbaarheid van beschikbare gegevens in het DSO en ook het resultaat is hiervan afhankelijk, legt ze uit. ‘Dit brengt op korte termijn heel wat uitdagingen mee voor overheidsorganisaties. Toch biedt het ook de kans om de organisatie slimmer in te richten voor de toekomst en een informatiegestuurd beleid te gaan voeren. Data wordt steeds vaker ingezet om beslissingen mee te onderbouwen.’  

Toepasbare regels 

Een tweede belangrijke opgave bij de voorbereiding op de komst van de Omgevingswet is het vertalen van juridische regels in begrijpelijke taal: de zogenaamde toepasbare regels. Dat is namelijk cruciaal voor de communicatie tussen gemeenten en initiatiefnemers. De nieuwe wetgeving legt het initiatief bij de indiener van een ruimtelijke plan of aanvrager van een vergunning. Die moet dus leesbaar en vooral begrijpelijk zijn.  

Bij veel gemeenten en provincies zijn juristen aan de slag om die juridische regels begrijpelijk en toegankelijk te herschrijven, maar dat blijft een struikelblok, ziet Leermakers. ‘Goede vragenbomen en duidelijke informatie verkleinen de kans dat aanvragers hulp moeten vragen aan de gemeente. Als de toepasbare regels niet goed zijn uitgevoerd, loop je het risico om overspoeld te worden met vragen en een achterstand te krijgen voor de aanvragen. Met mogelijke claims als gevolg.’  

De Omgevingswet kadert binnen de ontwikkeling van een informatie-gestuurd beleid. Er komen zeker nieuwe versies van het DSO, waarin dit nog meer tot uiting komt. Inzetten op het annoteren van informatie is een goed begin, maar gemeenten en provincies hebben ook de kracht van data-analyse nodig om hun data- en informatie-ecosystemen te optimaliseren en kwalitatief en snel resultaten te behalen voor de aanvragers.  

Leermakers advies is daarom: ‘Durf verder te denken om te anticiperen op de toekomst. Bijvoorbeeld om je informatievoorziening zo in te richten dat je eenvoudiger de basis hebt voor het maken van omgevingsanalyses, risicoanalyses of het bepalen van de MBA’s (milieubelastende activiteit) op inrichtingen.’ 

Dutch Metropolitan Innovations (DMI) 

Slim verbinden van domeinen, data en beleid, is ook de essentie van het DMI-ecosysteem. Dit gezamenlijke initiatief van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en tal van andere partijen is er specifiek op gericht om slimme, duurzame verstedelijking te versnellen. Voorwaarde daarvoor zijn de combinatie van data en samenwerking tussen professionals uit verschillende domeinen. ‘We bouwen als het ware aan een ecosysteem voor besluitvorming om steden beter te maken’, legt programmamanager Caspar de Jonge (IenW) uit. 

En het is geen klein bier. In februari dit jaar besloot de ministerraad 85 miljoen euro uit het Nationaal Groeifonds (NGF) te investeren in het bouwen en versterken van DMI. Het bedrijfsleven draagt daar aanvullend zo’n 42 miljoen euro aan bij, betrokken overheden zo’n 50 miljoen.  

Het vereenvoudigd en vertrouwd delen van data is min of meer het startpunt van DMI. ‘We willen data ontsluiten voor hergebruik. Vertrouwd, gecontroleerd en voorzien van kwaliteitskenmerken en standaarden’, vertelt De Jonge. Partijen in het ecosysteem leggen in een afsprakenstelsel met elkaar vast onder welke condities ze data kunnen delen. Alle transacties worden bijgehouden en gemonitord, zeker ook vanuit oogpunt van privacy en dataveiligheid. 

‘Op dit moment zijn de keuzes die we maken voor onze leefomgeving gebaseerd op een beperkt inzicht in wat er werkelijk buiten gebeurt’, aldus De Jonge over het belang van DMI. ‘Als we kijken naar de breedte van het fysieke domein, zoals wonen, ruimte, mobiliteit en energie, zien we een veelheid aan belangen. Zowel de publieke als private kant heeft wensen, activiteiten en mogelijkheden. Pilots die er nu zijn onder de noemer van Smart City – recent onderzoek wees uit dat er ruim vierhonderd waren alleen al in G40-gemeenten – werken afzonderlijk en langs elkaar heen. Bij successen blijft opschaling uit en geleerde lessen worden niet of onvoldoende gedeeld. Verlies – ook commercieel – dus voor alle betrokken partijen.’ 

Door gebruik te maken van beschikbare data en deze vooral veel meer te delen met elkaar, ontstaat een veel beter zicht op het functioneren van de stad. Daar ligt de toegevoegde waarde van DMI. Nadrukkelijk niet bedoeld als “rijksfeestje”, maar juist een publiek-privaat samenwerkingsverband, waarbij ook de kenniswereld is aangesloten. ‘Vanuit veel bedrijven klinkt het geluid dat ze al met de zoveelste slimme pilot bezig zijn. Maar zij willen ook rendement gaan maken. Beide kanten hebben een noodzaak en een behoefte om het anders te doen. DMI is er om die verbinding te maken en zaken te versnellen.’

De Jonge omschrijft DMI als een soort coöperatieve vereniging die de partners met elkaar aangaan. ’Dat die vereniging nodig is, blijkt uit de stapeling van grote maatschappelijke opgaven. ‘We kunnen als overheden niet individueel opboksen tegen de bouw van 900.000 woningen, het stikstofdossier of de CO2-verlaging. Dat signaal kwam al eerder vanuit de G40-gemeenten en klinkt nu ook bij de G4. Als wij echt in enig tempo klimaatneutraal willen verstedelijken, dan moeten we dit veel intensiever samen doen. Samenhang is belangrijk, en de satéprikker die daar doorheen past is digitalisering.’

Vier pijlers en een sterke traditie 

Het ecosysteem van DMI rust op vier pijlers, legt De Jonge uit. De eerste is informatietechnologie. ‘Ons doel is om samen intelligentie te ontwikkelen, waarmee we zinvolle keuzes kunnen maken voor steden. Denk aan herontwerp, effecten berekenen, de openbare ruimte beter inrichten of andere besluitvorming over onze verstedelijking.’ 

De tweede pijler draait om beleidscoördinatie. ‘Beleid wordt in vele kolommen en overheidslagen gemaakt, maar kan sterker aan elkaar worden verbonden in richting, tempo, volgorde en samenhang. Als we via DMI-beleid helpen te coördineren, kunnen we meer en sneller resultaat boeken. En kunnen lokale smartcityinitiatieven ook sneller opschalen en breder gebruikt worden.’

De derde pijler richt op organisatie. ‘Een ecosysteem van gelijken gaat zich niet geheel vanzelf in dezelfde richting, doelen en werkwijzen bewegen. Dat vergt een gezamenlijke governance van steden, Rijk, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Dat maakt keuzes transparant, de activiteiten beter gezamenlijk bestuurbaar en zorgt ook voor het bewaken van essentiële randvoorwaarden. Privacy, databescherming en ethiek hebben gerichte aandacht en inzet nodig. Hier zullen gesprekken en gezamenlijke maatregelen voor nodig zijn.’ 

‘De vierde poot is kennis, kennis, kennis’, vervolgt de programmamanager. ‘Dan bedoelen we niet het produceren van zoveel mogelijk nieuwe onderzoeken met iedereen, want dat gebeurt al. Maar juist het structuren, beter ontsluiten en toesnijden van die kennis op de actuele vraag op verschillende werkniveaus. Wekelijks krijg je als bedrijf of ambtenaar tig onderzoeksrapporten gemaild, maar op jouw concrete vraag vind je dan niet snel het antwoord waarmee je zelf verder kunt.’

Vorig jaar startte het ministerie samen met een aantal partners met een aanbesteding voor DMI. Daarop volgden tien à twaalf grote informatiebijeenkomsten met overheden en bedrijven. Nu de samenwerkingsdrang voelbaar is en DMI ook kan rekenen op een grote publiek-private investering vanuit het NGF en betrokken partners, wordt intensief verder gewerkt aan de ontwikkeling en versterking van het ecosysteem.  

De omslag naar een maatschappij die bouwt op gedeelde data is een flinke culturele en historische verandering, aldus De Jonge, maar ook een onvermijdelijke verandering. ‘Als wij niks met DMI zouden doen, zou het op een andere manier toch ontstaan, dan wel uit zichzelf. De informatiesamenleving komt er hoe dan ook. Daarom kunnen we maar beter nu die versnelling maken. De gezamenlijke investering zorgt ervoor dat we makkelijk over die drempel stappen.’ 

Bovendien is een aanpak zoals bij DMI heel Nederlands, denkt De Jonge. ‘Wij hebben een lange en sterke traditie van ruimtelijke ordening, stedenbouwkundige ontwerpen en architectuur. Ons land is waanzinnig ontworpen en doordacht. Met DMI kunnen we daar een digitale component aan toevoegen en laten zien dat dat werkt als stevig fundament voor duurzamere keuzes.’ 

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met de redactie van ROMagazine, waarin eind december 2023 een uitgebreide versie van dit artikel wordt gepubliceerd.