Data op Orde in vijf stappen

Met de komst van de Omgevingswet is de uitwisseling van informatie binnen het werkveld van de fysieke leefomgeving de laatste jaren sterk toegenomen. Organisaties kunnen hun werk nu soms niet goed en efficiënt uitvoeren, omdat de informatie niet compleet, eenduidig of direct toegankelijk is. Belangrijke oorzaak hiervan is dat het beheersen van de kwaliteit van gegevens nog onvoldoende prioriteit krijgt. Doordat er in de praktijk te vaak onnodig herstelwerkzaamheden nodig zijn, en er soms zelfs foute beslissingen worden gemaakt, is er bij veel gemeenten en omgevingsdiensten de behoefte ontstaan om de data goed op orde te brengen.

Data uitdagingen van gemeenten en omgevingsdiensten

Veel gegevens bevinden zich (deels) in papieren archieven of zijn verspreid over meerdere systemen. Door de Omgevingswet wordt het registreren en bijhouden van data in sommige gevallen overgedragen van de provincies naar de gemeenten. De organisatie die het bronhouderschap overneemt, maakt echter niet altijd gebruik van dezelfde systemen. Dit leidt ertoe dat de data opnieuw geactualiseerd en gebruiksklaar gemaakt moet worden, voordat deze door de nieuwe bronhouder ingelezen kan worden. Zolang de data niet toegankelijk is, is deze niet bruikbaar.

Verandert de bronhouder niet, dan zie je dat bijvoorbeeld gemeenten behalve bronhouder ook gebruiker zijn. Ook dan is het belang van kwalitatief hoogwaardige data groot waardoor er prioriteit moet worden gegeven aan het op orde brengen en houden van data. Toch komt het in de praktijk vaak voor dat omgevingsdiensten of gemeenten dit pas aanpakken op het moment dat er aan bepaalde wettelijke verplichtingen of regionale doelstellingen moet worden voldaan. In zo’n situatie moeten er dan op korte termijn flinke achterstanden aan gegevens worden ingevoerd of geactualiseerd.

“Projecten voor het op orde brengen van data overschrijden vaker wel dan niet de beschikbare budgetten.”

Dit inlopen van achterstanden wordt vaak onderschat. Men verwacht dat dit in relatief korte tijd en tegen lage kosten opgelost kan worden. Of dat de gevolgen wel mee zullen vallen. Wij weten uit ervaring dat dit omvangrijke projecten kunnen zijn. Projecten die de budgetten voor het op orde brengen van data, beschikbaar gesteld door bijvoorbeeld het Rijk, vaak overschrijden. Dit onderstreept de behoefte aan processen die een duurzame toegankelijkheid van gegevens mogelijk maken.

Het belang van data op orde

Gemeenten constateren regelmatig dat er nog onvoldoende samenhang en eenduidigheid is in de gegevens die gebruikt worden voor het uitvoeren van publieke taken. Denk daarbij aan het verlenen van vergunningen. Per taak worden gegevens op een eigen manier uitgevraagd, waardoor geen uniformiteit ontstaat in de uitgevraagde datasets. Deze gegevens bepalen echter wél de rechten en plichten van burgers. Om de dienstverlening van de gemeenten te optimaliseren, zijn kwalitatief hoogwaardige basisgegevens nodig. Fouten worden immers gemakkelijk gekopieerd, waardoor ze in de systemen van overheidsorganisaties steeds opnieuw naar boven komen. Daar heeft zowel de verantwoordelijke medewerker als de burger last van.

Ook externe partners die publieke taken uitvoeren ondervinden belemmeringen in het gebruik en uitwisselen van gegevens. De borging van duurzame toegankelijkheid van gegevens is daarom van groot belang. Dit bereik je door onvolkomenheden projectmatig en structureel op te pakken en op te lossen.

“Als foutieve data niet wordt gecorrigeerd, blijven de fouten in allerlei systemen naar boven komen.”

De resultaten die de bronhouders behalen met het op orde brengen van data zie je terug in de hele organisatie. Als je data in de basis op orde is, lees: recentelijk is bijgewerkt en gestructureerd, dan functioneert de hele organisatie beter. Medewerkers kunnen hun werk efficiënter uitvoeren, burgers en externe partijen kunnen sneller geholpen worden en de samenwerking met regionale en provinciale partners verbetert wanneer de data uitwisselbaar is. Dit leidt naar verwachting tot grote kostenbesparingen.

Data op orde in 5 fases

Zoals gezegd kan het op orde brengen van de data flink worden onderschat en de budgetten enorm overschrijden. Een gestructureerde en projectmatige aanpak van het actualiseren en synchroniseren van data is essentieel. De praktijk heeft ons geleerd dat je de beste resultaten behaalt met een gefaseerde werkwijze.

Fase 1. Inzichtelijk maken van de benodigde data

De eerste fase bestaat uit het inzichtelijk maken welke informatie een rol speelt binnen het beleid en de uitvoering daarvan. We onderzoeken hoe we de gegevens bij elkaar kunnen brengen en hoe we daarin overzicht kunnen aanbrengen.

Fase 2. Protocol opstellen

Fase 2 is het opstellen van een protocol; door aanvullend met beslisregels te werken blijf je waar nodig optimaliseren. Het kan immers voorkomen dat verouderde gegevens nog niet zijn beschreven in de op recente gegevens gebaseerde beslisregels. Plus: door dit proces te standaardiseren ben je niet afhankelijk van individuen.

“Door te werken met protocollen en beslisregels ben je niet afhankelijk van individuen.”

Fase 3. Pilot uitvoeren

In de derde fase starten we eerst met een pilot om te zien of de beslisregels dekkend zijn. De vraag die je in deze pilotfase wilt beantwoorden is of de beslisregels voldoende representatief zijn voor álle onderdelen die je in een project kunt tegenkomen.

Fase 4. Data op orde brengen

Op basis van de ervaringen in de pilotfase kun je goed inschatten of de planning en het bijbehorend kostenplaatje nog steeds realistisch zijn. Daarna kan er gestart worden met het verwerken van de bulk en het verder op orde brengen van gegevens. Daarbij worden de beslisregels waar nodig tussentijds aangepast.

Fase 5. Evalueren

De laatste en afsluitende fase bestaat uit het evalueren of de gestelde doelen zijn behaald en de gewenste datakwaliteit is bereikt. Klopten de risico’s die de pilotfase aan het licht had gebracht? Hoe zijn die risico’s ondervangen bij de verwerking van de rest van de data? De antwoorden op deze (en andere) vragen bieden waardevolle lessen voor een volgend project rondom het op orde brengen van data.

Ervaringen en tips

Bij AbelTalent hebben we in diverse projecten ervaring opgedaan met het op orde brengen van data voor omgevingsdiensten en gemeenten. Voor de omgevingsdienst Haaglanden hebben we ervoor gezorgd dat de 1500 locaties binnen de regio van deze omgevingsdienst, waarbij sprake is van bodemverontreiniging, up-to-date, netjes en duidelijk geregistreerd zijn. Tips naar aanleiding van deze opdracht zijn: deel de informatie eerst op in batches. En voer aan het begin van elke batch een steekproef uit om te checken welke beslisregels er nog nodig zijn. Hierdoor ga je direct meer gestructureerd te werk.

Meer weten? Lees hier meer over de mogelijkheden van data op orde en welke systemen wij daarvoor gebruiken.