Data op orde bij Gemeente Purmerend

Door AbelTalent, Donderdag 5 Augustus 2021 15:54

Data op Orde Marktontwikkelingen

Veel gemeenten en overheden worstelen met een gebrek aan structuur in hun informatiesystemen. Dit overkwam ook de Gemeente Purmerend waar informatie over online- en offline systemen verspreid lag. Ook stonden zij voor een uitdaging door een fusering met een andere gemeente, die begin 2022 moet plaatsvinden.
Om die redenen zijn zij een data op orde-project met AbelTalent aangegaan. Met als doel de informatie in (deels papieren) dossiers eenduidig, compleet en digitaal toegankelijk te maken voor alle gebruikers
Erwin Boschma, adviseur Omgevingsrecht, vertelt over de samenwerking tussen de gemeente en AbelTalent in dit project.

“Er wordt bij ons af en toe bodeminformatie opgevraagd. Bijvoorbeeld door een makelaar die beschikbare informatie voor een perceel nodig heeft. Of iemand die wilt gaan graven in een bepaald gebied. Hiervoor is bodeminformatie nodig. Als die informatie wordt opgevraagd moet dit goed beschikbaar en bereikbaar zijn, zodat je dit idealiter kunt opvragen in het systeem en je het meteen kunt verstrekken. Bij ons was dit nog niet optimaal gestructureerd. Al die bodeminformatie was verspreid; een deel lag in een archief, een deel was vindbaar in een werksysteem, er waren schaduwarchieven van collega’s. Het was enorm verspreid.”

Uitdaging

Een flinke uitdaging dus voor de Gemeente Purmerend om al die informatie te verzamelen en op de juiste plek te krijgen. Hierbij werd de hulp van AbelTalent ingeschakeld middels een project.
“We zijn het proces met AbelTalent begonnen met een sessie waarbij we hebben vastgesteld wat het probleem was en hoe we dit gingen oplossen. Er moest bodeminformatie worden ingevoerd: hoe gaan we dat doen en wat gaan we invoeren? AbelTalent is daarna aan de slag gegaan met het opstellen van een invoerprotocol. Hierin staan alle stappen beschreven voor het invoerproces. Aan de hand daarvan konden ze ook beginnen met het juist invoeren van alle bodeminformatie. Dit gebeurde in een daarvoor bestemd bodeminformtiesysteem. Inmiddels zitten we nu in een situatie waar achterstallige informatie volledig is ingevoerd. Dat is  fijn.”

Lees ook: Data op Orde in 5 stappen 

Protocol

Naast het feit dat de data op orde en beschikbaar moet zijn voor het opvragen, heeft de gemeente ook te maken met een andere uitdaging. Er moet namelijk rekening gehouden worden met de naderende Omgevingswet waarbij taken van de Provincies gecentreerd worden bedeeld bij de Gemeentes. Een hoop uitdagingen waar rekening mee gehouden moet worden. Tijdens het invoerproject heeft AbelTalent dus allereerst in kaart gebracht wat er moest gebeuren. Vervolgens is er een protocol opgesteld door de projectleiders, waarbij nauwkeurig wordt beschreven wat er met de informatie gedaan moet worden en hóe deze moet worden ingevoerd. Hierna zijn de projectmedewerkers aan de slag gegaan met het invoeren van alle bodeminformatie. Een flinke klus die uiteindelijk na enkele maanden voor het grootste gedeelte is afgerond.

We zijn heel erg blij met hoe het proces is verlopen en over de gang van zaken. Onze data is op orde en deze kunnen we nu ook op orde houden. AbelTalent heeft het voor ons behapbaar gemaakt. Dat was wel een uitdaging omdat we zelf niet wisten wáár alle informatie was opgeslagen. AbelTalent heeft dat heel goed opgepakt en verwerkt.
Daarnaast was de samenwerking erg prettig. We hebben altijd goed contact gehad met de betrokken projectleiders. Af en toe was er overleg om ons op de hoogte te stellen van de voortgang en de kwaliteit van de invoer. Dit was altijd een goed overleg, dit hebben we als heel prettig ervaren “

Toekomst

Ook voor de toekomst is de gemeente Purmerend enorm geholpen met de data invoer van AbelTalent, zo vertelt Erwin: ”We hebben ook een heel mooi uitgangspunt voor de toekomst. Omdat door AbelTalent het invoerprotocol is opgesteld, hebben we nu altijd de juiste stuurinformatie om deze data op orde te houden!”

Met dank aan Erwin Boschma voor de medewerking aan deze blog. 


Esther Zandberg- Marketing & Communicatie
e.zandberg@abeltalent.nl / info@abeltalent.nl
06 – 23 66 26 22

Cookies op de website van AbelTalent

Wij plaatsen Functionele cookies, om deze website naar behoren te laten functioneren en Analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Lees meer over cookies