Data op orde

Schep orde in je data

In 2024 is een duurzame, efficient georganiseerde informatiehuishouding een must voor organisaties in de fysieke leefomgeving. Het belang van kwalitatief hoogwaardige en digitaal toegankelijke data is groot. Desondanks is het op orde brengen en houden van data voor veel organisaties geen prioriteit. Ze roeien met de middelen die ze hebben.

AbelTalent biedt dé oplossing: invoeren, bewerken en verwerken van data is namelijk onze expertise en door je data projecten uit te besteden aan ons, houd je grip op budget en planning. Laat je inspireren door onze unieke aanpak en ontdek hoe wij samen impact maken.

Na het lezen van deze pagina ben je volledig op de hoogte van waarom goede data zo belangrijk is, hoe wij data op orde krijgen en je vervolgens met een gerust hart data gemakkelijker op orde houdt.

1. Datagedreven werken: waarom is dat nodig?

Net als de rest van de samenleving zijn organisaties in de fysieke levensomgeving de afgelopen jaren steeds meer datagedreven gaan werken. Of je nu voor een grote uitdaging staat die te maken heeft met de energietansitie, klimaatadaptie of woningbouw; het vereist een geïntegreerde aanpak. Goede data is een must voor het nemen van weloverwogen beslissingen en voor het adviseren van overheden, bedrijven en de burger. Dus waarom nog langer wachten?

Zeker als in de praktijk blijkt dat gegevens vaak niet compleet, niet eenduidig of zelfs niet toegankelijk zijn. Dit leidt tot fouten. Simpelweg omdat beslissingen worden genomen op basis van onjuiste informatie. Processen kosten onnodig veel tijd omdat de juiste informatie moeilijk te vinden is. Maar gelukkig kan dit anders!

Wij snappen hoe belangrijk het is om data op orde te hebben. Het is de sleutel tot efficiënte processen, accurate beslissingen én betrouwbare adviezen. Samen zorgen we ervoor dat je altijd over de juiste data beschikt. Zodat je met vertrouwen, impact kunt maken.

Wij brengen jouw data op orde

Wil je weten hoe wij dat doen? Plan een online demo in met Thijs Kalmeijer.

2. Doe er je voordeel mee: breng je data op orde

Bij Abeltalent zijn we ervan overtuigd dat het hebben van geordende data de basis vormt voor succes. Als jouw informatie compleet, juist en makkelijk toegankelijk is, opent dat deuren. Hier zijn de redenen waarom data-gedreven werken zo belangrijk is:

1. Betere beslissingen nemen
Met juiste en actuele data neem je beslissingen op basis van betrouwbare informatie. Dit leidt tot betere informatiegestuurde beleidskeuzes en het verkleinen van risico’s.

2. Efficiënte werkprocessen
Bespaar kostbare tijd, want als data gemakkelijk te vinden is, is er meer ruimte om te focussen op de echt belangrijke dingen.

3. Kwalitatieve dienstverlening
Datamanagement helpt je fouten te voorkomen en je dienstverlening te verbeteren. Zo zorg je ervoor dat je burgers en externe partijen sneller en beter van dienst bent. Én met de juiste informatie.

4. Betere samenwerkingen
Doordat je over de juiste data beschikt, geordend en up-to-date is, wordt samenwerken met andere organisaties en stakeholders. De uitwisselbaarheid van data speelt hierin een belangrijke rol.

3. In welke sectoren is je data op orde hebben belangrijk?

Het belang van kwalitatief hoogwaardig en digitaal toegankelijke data is enorm groot. Vaak komt pas naar voren hoe belangrijk het is, totdat ze aan bepaalde wettelijke verplichtingen of regionale doelstellingen moeten voldoen. Dat het belangrijk is om je data op orde te hebben, weten ze ook in de volgende sectoren:

Ruimtelijke ordening: voor het plannen en ontwikkelen van nieuwe gebieden.
Milieu, water en bodem: voor inzicht in de milieukwaliteit, watersystemen en bodemgesteldheid. Dit helpt bij het naleven van milieuregels.
Energie: voor het beheren van hernieuwbare energiebronnen en duurzame ecosystemen.
Gebouwde omgeving: voor informatie over locaties en risicobeoordeling. Goede data zorgt voor optimaal gebruik van ruimte en een goede balans tussen gebruik en bescherming.
Slimme steden: voor het verbeteren van stedelijke infrastructuren en diensten zoals verkeersbeheer en energievoorziening.
Beleidsvorming en uitvoeringsbeslissingen: overheden en bedrijven gebruiken data-analyse om trends te voorspellen, risico's te beheren en strategieën te ontwikkelen. Transparantie naar burgers en bedrijven is hierbij belangrijk.

De meerwaarde van AbelTalent

"De meerwaarde voor het uitbesteden van deze opdracht is dat we ons geen zorgen hoeven te maken over de kwaliteit en kwantiteit van de invoer in het BIS. Onze eigen medewerkers kunnen hun aandacht bovendien richten op andere werkzaamheden."

Pieter Out
Cluster Coördinator Bodem, Archeologie en Asbest - Omgevingsdienst Regio Utrecht

4. Je data op orde in 5 stappen

Zoals gezegd kan het op orde brengen van de data flink worden onderschat en de budgetten enorm overschrijden. Een gestructureerde en projectmatige aanpak van het actualiseren en synchroniseren van data is essentieel. De praktijk heeft ons geleerd dat je de beste resultaten behaalt met een gefaseerde werkwijze.

Stap 1. Inzichtelijk maken van de benodigde data

De eerste fase bestaat uit het inzichtelijk maken welke informatie een rol speelt binnen het beleid en de uitvoering daarvan. We onderzoeken hoe we de gegevens bij elkaar kunnen brengen en hoe we daarin overzicht kunnen aanbrengen.

Stap 2. Protocol opstellen

Fase 2 is het opstellen van een protocol; door aanvullend met beslisregels te werken blijf je waar nodig optimaliseren. Het kan immers voorkomen dat verouderde gegevens nog niet zijn beschreven in de op recente gegevens gebaseerde beslisregels. Plus: door dit proces te standaardiseren ben je niet afhankelijk van individuen.

Stap 3. Pilot uitvoeren

In de derde fase starten we eerst met een pilot om te zien of de beslisregels dekkend zijn. De vraag die je in deze pilotfase wilt beantwoorden is of de beslisregels voldoende representatief zijn voor álle onderdelen die je in een project kunt tegenkomen.

Stap 4. Data op orde brengen

Op basis van de ervaringen in de pilotfase kun je goed inschatten of de planning en het bijbehorend kostenplaatje nog steeds realistisch zijn. Daarna kan er gestart worden met het verwerken van de bulk en het verder op orde brengen van gegevens. Daarbij worden de beslisregels waar nodig tussentijds aangepast.

Fase 5. Evalueren

De laatste en afsluitende fase bestaat uit het evalueren of de gestelde doelen zijn behaald en de gewenste datakwaliteit is bereikt. Klopten de risico’s die de pilotfase aan het licht had gebracht? Hoe zijn die risico’s ondervangen bij de verwerking van de rest van de data? De antwoorden op deze (en andere) vragen bieden waardevolle lessen voor een volgend project rondom het op orde brengen van data.

Whitepaper

Meer informatie? Download de whitepaper ‘Je data op orde in 5 stappen’.

Databeheer is een vak en wij helpen je graag!

Onze formule werkt

Wij vinden het uiterst belangrijk om jouw data te verbeteren én de kwaliteit ervan te borgen, zodat onze klanten de juiste stuurinformatie krijgen.

En onze formule werkt, zeker bij: overheden, nutsbedrijven, aannemers en advies- en ingenieursbureaus.

DataopOrde_DataNiveaus2

We houden hierbij rekening met drie niveaus van data:

1. Binnen het domein
Tijdigheid, juistheid én volledigheid

2. Tussen domeinen
Een gemeenschappelijke taal spreken en uitwisseling mogelijk maken

3. Samenhang
De basis en weloverwogen keuzen te maken.

Omgevingsdienst Haaglanden

Bij AbelTalent hebben we in diverse projecten ervaring opgedaan met het op orde brengen van data voor omgevingsdiensten en gemeenten. Voor de omgevingsdienst Haaglanden hebben we ervoor gezorgd dat de 1500 locaties binnen de regio van deze omgevingsdienst, waarbij sprake is van bodemverontreiniging, up-to-date, netjes en duidelijk geregistreerd zijn.

Tips naar aanleiding van deze opdracht zijn:
1. Deel de informatie eerst op in batches.
2. Voer aan het begin van elke batch een steekproef uit om te checken welke beslisregels er nodig zijn.

Deze succesformule zetten we in voor:

Ik vertrouw volledig op de professionaliteit van AbelTalent

"AbelTalent communiceert op een proactieve manier. In onze samenwerking denkt AbelTalent op voorhand met ons mee en draagt aandachtspunten aan. Ik kan volledig vertrouwen op de professionaliteit van AbelTalent"

Johan Manschot
Adviseur Bodem - Omgevingsdienst Regio Utrecht

5. Samengevat: waarom wil je je data op orde hebben?

Heb je de keuze gemaakt om de basis van je informatiehuishouding op orde te brengen? Dan weet je nu dat er legio voordelen zijn. Het is belangrijk om je data op orde te hebben omdat:

● Het zorgt voor betere en snellere beslissingen

● Het fouten voorkomt en geld bespaart

● Het ten goede komt van de kwaliteit van de dienstverlening

● Het de samenwerking tussen verschillende partijen verbetert door gedeelde en duidelijke informatie

Benieuwd hoe je van een berg data naar werkbare output komt? Lees er meer over in ons blogartikel: Van data naar werkbare output in vijf stappen.

De link tussen de Omgevingswet en databeheer

Met de komst van de Omgevingswet is de uitwisseling van data binnen het werkveld van de fysieke leefomgeving de laatste jaren sterk toegenomen. Daarnaast vereist de Omgevingswet een nauwkeurig en geïntegreerd beheer van informatie. Als organisatie is het dus uiterst belangrijk dat je je datamanagement moet verbeteren om aan de eisen van deze wet te voldoen.

Een gestructureerde aanpak, waarbij data inzichtelijk wordt gemaakt, protocollen worden opgesteld en pilots worden uitgevoerd, kan helpen om je data op orde te krijgen én te houden. Dit zorgt dat je als organisatie efficiënt kan werken binnen de kaders van de Omgevingswet en betrouwbaar advies kan geven en beslissingen kan nemen.

Maar wat als je data niet op orde is? Of niet compleet?

Wat gebeurt er als je je data niet op orde hebt?

Veel organisaties hebben moeite om hun werk goed en efficiënt uit te voeren omdat de informatie vaak onvolledig, of moeilijk toegankelijk is. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat het waarborgen van de kwaliteit van gegevens nog onvoldoende prioriteit krijgt.

Dit leidt in de praktijk vaak tot onnodige herstelwerkzaamheden en soms zelfs tot verkeerde beslissingen. Enkele risico’s zijn:

Fouten in beslissingen: Onjuiste of onvolledige data kan leiden tot verkeerde beslissingen. Stel dat de gemeente besluit een bouwvergunning te verlenen op basis van verouderde milieudata, dan kan het zo zijn dat dit terrein in de tussentijd een beschermd natuurgebied is geworden. Zo’n foute beslissing kan enorme gevolgen hebben zoals het oplopen van vertraging, maar ook financiële problemen door eventueel juridische procedures.
Vertragingen in projecten: gebrekkige data leidt tot vertragingen omdat je processen opnieuw moet doorlopen om de juiste informatie boven tafel te krijgen.
Hoge kosten: inefficiëntie door slecht databeheer kan leiden tot hogere kosten door extra werk, correcties en zelfs juridische procedures.
Gebrek aan vertrouwen: stakeholders verliezen vertrouwen in de organisatie als de data niet betrouwbaar is, wat kan leiden tot minder samenwerking en meer weerstand

Waarom zijn je data op orde hebben en de Omgevingswet zo verbonden met elkaar?

De Omgevingswet vereist dat gemeenten, provincies, waterschappen en andere betrokken organisaties hun data op orde hebben. Dit komt doordat de Omgevingswet een geïntegreerde aanpak vraagt, waarbij informatie over ruimtelijke ordening, milieu, waterbeheer, en natuurbeheer op een samenhangende manier beschikbaar moet zijn.

Toch concluderen gemeenten regelmatig dat er nog onvoldoende samenhang en eenduidigheid is in de gegevens die worden gebruikt voor het uitvoeren van publieke taken. Gegevens worden vaak op een eigen manier uitgevraagd, waardoor er geen samenhang ontstaat in de uitgevraagde datasets. Hierdoor worden fouten gemakkelijk gekopieerd en overgenomen door overheidsorganisaties, waardoor deze steeds opnieuw naar boven blijven komen.

Onze AbelTalenten structureren je data

De Omgevingswet zou het werken met data juist gemakkelijker moeten maken, wil het niet zo zijn dat het registreren en bijhouden van de juiste data vaak nog te wensen overlaat. En precies dat is waar onze AbelTalenten bij helpen. Databeheer is een vak. Het kost even wat tijd om de basis op orde te hebben, maar daarna heeft iedereen er profijt van. Dat is ook wat wij onze AbelTalenten meegeven. Daarnaast leiden wij ze op vanuit de actuele richtlijnen van de Omgevingswet.